É notório que nos últimos anos no Brasil temos vivido uma onda do “politicamente correto” contra a corrupção, onde, aqueles que gastaram de forma desordenada o tesouro do país, agora tem que prestar contas e, aqueles que não fizeram de forma correta o dever de casa, não conseguiram explicar o que de fato foi feito estão sendo processados, condenados e impedidos de exercer cargos públicos entre outras formas de penalidade.
Neste cenário, amplamente divulgado na mídia, em que todos querem falar e sobressair de uma situação constrangedora surge algumas palavras mágicas que até pareciam esquecidas do vocabulário dos gestores, mas não passaram despercebidas pelos fiscais, procuradores e analistas desses gastos. Palavras como: transparência, legitimidade, legalidade, austeridade, orçamento, entre outras, surgem todos os dias, e tudo isso tem gerado um senso de justiça em grande parte dos brasileiros, ou seja, tá na moda, e essa moda pega, inclusive em seu condomínio.
Por outro lado é flagrante a mudança no comportamento das pessoas quando se trata da coisa condomínio, em especial quando o assunto é relacionado ao aumento de taxa.
É nesse momento em que começa a surgir as intrigantes perguntas:
– Cadê o dinheiro do condomínio?
– Onde estão gastando nossos recursos?
– Tem tanto gasto assim no condomínio para ter que aumentar de novo a taxa?
E de repente as perguntas começam a se transformar em vereditos e ideias:
– Estão usando nosso dinheiro de forma errada;
– Temos que contatar uma auditoria;
– Não temos nenhuma informação do que acontece nessa gestão. E por aí vai…
É claro, que em alguns casos a coisa é bem mais séria do que se imagina, temos casos de roubos, desvios, utilização indevida e uma série de outras situações de mau uso dos recursos em alguns condomínios. Mas existem casos também de acusações precipitadas a síndicos sérios, honesto e com boa vontade, o que poderia ser evitado se o síndico tomar alguns cuidados na hora de prestar contas de sua gestão, com medidas simples, que dariam maior acesso as informações de movimentações mensais do condomínio, o que gera transparência na apresentação das contas, confiança na gestão e uma considerável diminuição dos ruídos gerados pela falta ou forma incorreta de se apresentar essas informações.
Pensando nisso, vamos dar algumas dicas de como o síndico pode trabalhar em sua gestão, sendo mais claro e preciso nas informações sobre as movimentações financeiras do seu condomínio, bem como proporcionar ao conselho fiscal facilidades para assegurar a todo momento que os recursos estão sendo bem aplicados, evitando assim as citadas acusações precipitadas e ainda, dá maior acesso as informações para evitar situações reais de desvios. Vejamos então:
1. TUDO COMEÇA PELA CONVENÇÃO
Já dizia um provérbio de redundância “tudo começa pelo começo”. Antes de se pensar em fazer qualquer coisa,
o representante eleito precisa conhecer o que a Convenção do condomínio diz a respeito da prestação de contas. Entre vários itens destacam-se:
a) O período de Prestação de Contas;
b) A forma de aprovação e aplicação dos recursos, se ordinário ou extraordinário;
c) A aplicação e utilização do Fundo de Reservas;
d) A autonomia de gastos extra do síndico;
e) O quórum de aprovação para taxas de arrecadação específicas;
f) A utilização de sobra de recursos, como por exemplo: numa situação onde foi aprovada uma taxa extraordinária
para um determinado projeto, e na conclusão deste, sobrou um recurso, como deverá ser utilizado?
g) Forma de apresentação da Prestação de Contas, convocação, realização e aprovação da prestação de contas em assembleia.
É importante ressaltar que independentemente do nível de conhecimento, todos os síndicos eleitos estão sujeitos às mesmas regras sem exceção.
2. FAÇA UMA PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA AJUSTADA
Fique atento! O síndico não pode esperar o fim do seu mandato para saber o que vai acontecer ou aconteceu. Por isso a importância de uma previsão orçamentária muito bem ajustada, com as definições de como serão aplicados os recursos.
O síndico deve ter o cuidado e conhecer bem as movimentações financeiras do seu condomínio, haja visto que os condomínios trabalham no sistema de provisionamento de recursos, ou seja, desde o início de um exercício que começa em janeiro, é preciso que o síndico tenha consciência que parte dos valores arrecadados já estará contemplando o pagamento de férias, décimo terceiro salários e outras obrigações que deverão ser pagas no fim do ano. Desta forma, ter dinheiro em caixa não significa necessariamente sobras, e ainda que seja não deve ser utilizada até o fim do exercício, ou em casos de urgência, sem a aprovação do conselho e em alguns casos da própria assembleia, dependendo da circunstância e como disciplina a convenção.
O síndico jamais deve negligenciar a importância de cada forma de cobrança, as convenções dos condomínios normalmente deixam muito claro o que são gastos/despesas ordinárias ou extraordinárias, além disso, já definem a utilização de outros recursos, como: Receitas de aluguéis de espaços, multas, juros e correções, e em especial o fundo de reservas. Ainda que por falta de recurso, devido à inadimplência, o síndico não pode deliberar de forma autônoma a utilização de recursos para fins que não lhe sejam próprios, ou seja, utilizar parte do valor de uma taxa extraordinária para pagar contas que são de ordem ordinária. Antes deve consultar o seu conselho fiscal e, analisar a convenção para saber qual procedimento deve ser tomado e está atendo a cobrança dos inadimplentes. (Veja dicas de como diminuir a inadimplência).
Ainda sobre a inadimplência, é preciso considerar seu percentual médio e acrescer sobre o valor total previsto para o exercício, ou seja, se o condomínio tem uma previsão de gasto de R$ 200.000,00 e, sua inadimplência é de 10% em média, este percentual deve ser considerado no valor final. Neste caso o orçamento real será de R$ 220.000,00.
3. UTILIZE UMA LINGUAGEM SIMPLES
Informação nunca é demais. Nenhum condomínio está obrigado a fazer contabilidade propriamente dita de suas movimentações, ou seja, o Código Civil cita apenas a Prestação de Contas. A preocupação que o síndico tem que ter é apresentar de forma prática e clara tudo que entrou (Receitas), tudo que saiu (Despesas) e o que restou (Saldo). Além das distribuições realizadas nas contas correntes, poupança e/ou aplicação, específicas para cada recurso recebido. Desta forma, o plano de contas que nada mais é que uma lista pré-definida dos nomes das contas de Receitas e Despesas, devem ter uma linguagem simples para que qualquer pessoa que o leia consiga entender.
4. PRESTAÇÃO DE CONTAS TEM QUE SER MENSAL
Deixar para a última hora é sempre um problema. O síndico não pode esperar uma assembleia tranquila de prestação e aprovação de contas, colocando doze cadernos de prestação de contas (Balancetes), para a assembleia analisar a toque de caixa e aprovar o exercício. Isso pode ser um prenúncio de problemas com a assembleia que com certeza vai alegar que é muita conta para avaliar no momento e aprovar. Aí criou-se o problema, não aprovam as contas, não aprovam a previsão porque não sabem como o dinheiro foi gasto, o condomínio compromete sua receita e com sorte, se conseguir marcar outra assembleia resolve-se o caso.
É importante que o síndico apresente mensalmente e no mês subsequente ao gasto, tudo que entrou e saiu. Que os relatórios financeiros sejam apresentados mês a mês, e que os cadernos tenham a assinatura de aprovação e ressalvas do conselho, para que no momento da aprovação tenha-se no mínimo a opinião das pessoas que foram eleitas para fiscalizar as contas, isso pode facilitar.
Por isso que o síndico deve levar em conta o nível de qualidade da empresa administradora do seu condomínio, onde tenha a segurança que após a entrega das notas fiscais e extratos bancários, receberá dentro do mês subsequente as movimentações realizadas, o caderno prestação de contas, devidamente conciliados, organizado e pronto para análise do conselho.
5. DÊ PUBLICIDADE AOS ATOS
Quanto mais transparência o síndico demonstrar, mais confiança receberá! Levando-se em conta que o condomínio conta com uma administradora de qualidade que lhe prestará os serviços de Prestação de Contas em tempo hábil, o síndico deve investir na publicidade das informações financeiras para os condôminos.
O mercado de condomínio está passando por uma fase de transformação, em especial no que se diz respeito à questão digital. Dentre várias formas, hoje já tem disponível no mercado, tecnologias que podem contribuir consideravelmente com o síndico na questão de fornecer acesso seguro as informações financeiras do condomínio, como por exemplo:
a) Prestação de Contas Digital – o síndico, conselho e condôminos tem acesso digital a prestação de contas do condomínio, como relatórios de Receitas e Despesas, e ainda, a cópia digital das Notas Fiscais Digitalizadas para comprovação do gasto, ou seja, de forma digital pelo computador ou aplicativo de celular, o síndico, conselho e condomínios tem acesso às mesmas informações do caderno físico, de qualquer lugar, a qualquer hora, sem restrição de horário ou número de acessos. Mas não confunda prestação de contas digital com balancete digitalizado.
b) Prestação de Contas no Boleto – os boletos enviados para pagamento das cotas condominiais vão com a apresentação dos gastos anexas. De forma resumida os condôminos conseguem ter acesso às informações de tudo que entrou, saiu e restou no caixa do condomínio. Mas vale ressaltar que para o correto funcionamento desse sistema, a administradora tem que presentar agilidade no fechamento das contas a cada mês.
c) Dispositivos Móveis – já é possível que pelo smartphone o condômino consiga acessar as informações de seu condomínio, inclusive a Prestação de Contas Digital. Este recurso ainda é pouco utilizado pelas administradoras, mas já está disponível e funcionando perfeitamente.
6. MELHORE A ANÁLISE GERENCIAL DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
O síndico tem que ter a completa noção do plano orçamentário do exercício sob a responsabilidade de sua gestão, ou seja, os recebimentos e pagamentos futuros até o fim do seu mandato. Entretanto imprevistos acontecem, como por exemplo, um aumento excessivo na conta de energia, água, serviços essenciais e etc.
Daí a pergunta: Como analisar isso? É simples. Algumas administradoras já contam com plataformas de gestão condominial que acompanham o fluxo de entrada de Receitas e Despesas do condomínio fazendo comparativos mensais, trimestrais e anuais do que estava previsto para pagar e o que de fato foi pago.
Esse recurso é muito importante para auxiliar o síndico nos apontamentos de onde o condomínio está gastando mais ou menos recursos, e, além disso, serve como um ponto de partida para ações especifica de economia.
6. MELHORE A ANÁLISE GERENCIAL DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Atenção é primordial! A Prestação de Contas é uma questão que requer muita atenção no momento da análise, consolidação e fechamento dos números. Os papéis de responsabilidade e competências não podem ser confundidos, ou seja, o síndico não deve assumir o trabalho que cabe a uma administradora, assim como os processos de cobrança judicial e outras funções mais específicas. Principalmente pelo fato de que quando encerrar o período de seu mandato a história financeira do condomínio deverá seguir seu curso normalmente.
Essas são algumas dicas que podem facilitar a comunicação entre síndico, conselho e condôminos quando se tratar do assunto Prestação de Contas.
Este material, “Como aumentar a eficácia da prestação de contas em seu condomínio?” foi cuidadosamente preparado para você! Esperamos que o material tenha sido útil.
E para finalizar, nós gostaríamos de saber: Você está pronto para aumentar a transparência da prestação de contas em seu condomínio?
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